¿Qué documentos debe exigirle a un contratista antes de que entre a operar?

Si un contratista suyo sufre un accidente dentro de sus instalaciones y no tenía la afiliación a riesgos laborales al día, el problema no es solo del contratista. La tercerización de productos o servicios implica asumir riesgos y responsabilidades por la responsabilidad solidaria, y la verificación documental es la herramienta que la limita.

Esta guía enumera qué se verifica habitualmente antes de autorizar el ingreso. Es una lista enunciativa, no cerrada: lo exigible cambia según la actividad que va a ejecutar el contratista, su clase de riesgo y lo que pacte el contrato.

¿Por qué responde la empresa contratante si el contratista incumple?

Por la responsabilidad solidaria en materia laboral y por el deber de coordinación en seguridad y salud en el trabajo. Contratar a un tercero traslada la ejecución de la tarea, no la obligación de garantizar que se ejecuta en condiciones seguras dentro de un espacio que usted controla.

En la práctica, la pregunta que se hace un inspector o un juez después de un accidente es sencilla y siempre la misma: ¿verificó usted que esa persona podía estar ahí haciendo eso? La respuesta a esa pregunta es documental, y solo sirve si es anterior al hecho.

¿Qué documentos se verifican de la empresa contratista?

• Existencia y representación legal, y objeto social que cubra la actividad contratada.
• Afiliación vigente al Sistema General de Riesgos Laborales, con la clase de riesgo correspondiente a la tarea que va a ejecutar, no a la actividad principal de la empresa.
• Planilla de pago de aportes al sistema de seguridad social del periodo, de todo el personal que va a ingresar.
• Su propio SG-SST implementado en el nivel que le exija su tamaño y su riesgo, con la autoevaluación de estándares mínimos.
• Pólizas y seguros que exija el contrato: responsabilidad civil extracontractual, cumplimiento, salario y prestaciones.

¿Y de cada persona que va a ingresar?

• Afiliación individual vigente a EPS, ARL y fondo de pensiones, y pago del periodo en curso.
• Examen médico ocupacional de ingreso, acorde al cargo y a los peligros a los que va a estar expuesta.
• Constancia de inducción en seguridad y salud en el trabajo, y de la inducción específica al sitio donde va a trabajar.
• Entrega documentada de los elementos de protección personal que exige la tarea.
• Certificados vigentes por tarea de alto riesgo cuando aplique: trabajo en alturas, espacios confinados, trabajo en caliente, riesgo eléctrico.

Los certificados de tareas de alto riesgo caducan, y esa es la falla más frecuente. Un certificado de trabajo en alturas verificado hace catorce meses no prueba nada hoy. La verificación no es un acto único al firmar el contrato: es un control que se sostiene mientras dure la operación.

¿Qué se pide si el contratista entra con vehículos o maquinaria?

• Tarjeta de propiedad, SOAT vigente y revisión técnico-mecánica cuando el vehículo la requiera.
• Licencia de conducción vigente y de la categoría que corresponda al vehículo.
• Hoja de vida del equipo, mantenimientos preventivos y certificados de inspección de la maquinaria.
• Certificado de operador para equipos que lo exijan, como montacargas o equipos de izaje.
• Si la empresa está obligada a tener Plan Estratégico de Seguridad Vial, la coherencia entre lo que exige ese plan y lo que se le pide al contratista.

¿Con qué frecuencia hay que volver a verificar?

El pago de seguridad social es mensual, así que la verificación de aportes también lo es. Los certificados de alto riesgo se revisan por su fecha de vencimiento, no por calendario. Los exámenes médicos, según la periodicidad que fije el profesiograma. Y cualquier cambio de personal obliga a verificar a la persona nueva antes de que ingrese, no después.

Esta es la razón por la que el control documental de contratistas deja de ser viable con carpetas y correos en cuanto hay más de un puñado de proveedores: no es un archivo, es un vencimiento permanente. La pregunta operativa no es qué documentos tengo, sino cuáles caducan esta semana.

¿Qué pasa si el contratista no entrega los documentos?

No ingresa. Suena drástico y es la única política que funciona, porque la alternativa (dejar entrar hoy y pedir el papel mañana) es exactamente la situación en la que ocurre el accidente que nadie puede justificar después.

Lo que sí ayuda es que la exigencia esté escrita en el contrato desde el principio, con la lista de documentos como anexo, y que el contratista sepa desde el primer día qué se le va a pedir y cada cuánto. La mayoría de los bloqueos operativos no vienen de contratistas que no quieren cumplir, sino de contratistas a los que nadie les dijo a tiempo qué hacía falta.

Cuando esto deja de caber en una hoja de cálculo

Con quince contratistas y tres documentos por persona son cientos de fechas de vencimiento, y ninguna hoja de cálculo avisa sola. Ahí es donde este control pasa de ser una tarea administrativa a ser un riesgo operativo: la obra se detiene porque alguien no puede entrar, o entra alguien que no debía.

En Efectuando Procesos automatizamos la gestión documental de contratistas para evitar sanciones y demoras operativas. Con un equipo de profesionales especialistas y a través de una herramienta informática solicitamos la documentación requerida para cumplir la normativa vigente, tanto de seguridad social como HSEQ, así como los seguros y habilitaciones necesarios para las tareas a realizar. El servicio incluye asesoramiento al cliente y a los contratistas, adaptación a los requerimientos de cada organización, gestión de contratistas, vehículos y maquinaria, y carpetas web de cumplimiento legal.