¿Qué tiene que hacer su empresa cada año en el SG-SST?

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo no se implementa una vez y se guarda. Tiene un ciclo anual con obligaciones concretas, y la mayoría de los incumplimientos que encontramos no vienen de empresas que no hicieron nada, sino de empresas que implementaron el sistema hace tres años y no volvieron a tocarlo.

Este es el ciclo, en el orden en que se ejecuta. Está descrito por obligación y por periodicidad a propósito: las fechas exactas de reporte y el canal habilitado los fija el Ministerio del Trabajo y pueden cambiar de un año a otro, así que el plazo del año en curso se confirma siempre contra la fuente oficial antes de programarlo.

¿Cada cuánto hay que hacer la autoevaluación?

Una vez al año. La autoevaluación de Estándares Mínimos mide el cumplimiento del sistema sobre cien puntos y es el punto de partida de todo lo demás: sin ella no hay forma de saber qué mejorar, y el plan de mejoramiento que se derive no tendría de dónde salir.

El conjunto de estándares que se evalúa depende del tamaño de la empresa y de su clase de riesgo: son 7, 21 o 60. Antes de autoevaluarse conviene confirmar que se está midiendo contra el conjunto correcto, porque una plantilla que creció puede haber cambiado de tramo sin que nadie lo revisara.

¿Qué se hace con el resultado de la autoevaluación?

Se formula un plan de mejoramiento. No es opcional ni depende de la nota: incluso una empresa con calificación aceptable tiene que documentar las acciones para sostenerla. Cuanto más baja sea la calificación, más exigentes son las acciones y más corto el plazo para ejecutarlas.

El plan tiene que tener responsables con nombre, recursos asignados y fechas. Un plan de mejoramiento sin responsable ni fecha es una lista de buenas intenciones, y así se lee en una visita de inspección.

¿Qué más hay que hacer cada año, además de la autoevaluación?

El Decreto 1072 de 2015 fija varias obligaciones de periodicidad anual que se suelen olvidar porque no generan un documento tan visible como la autoevaluación:

• Revisión por la alta dirección: la gerencia revisa el sistema y deja constancia escrita de sus conclusiones y decisiones.
• Rendición de cuentas: quienes tienen responsabilidades dentro del sistema informan de su gestión, y esa rendición se documenta.
• Actualización de la identificación de peligros y la valoración de riesgos, y siempre que cambie un proceso, un equipo o una instalación.
• Actualización de la matriz de requisitos legales, que cambia cada vez que sale normativa nueva aplicable a la actividad.
• Programa de capacitación anual en seguridad y salud en el trabajo, incluida la inducción de quien entra nuevo.
• Evaluaciones médicas ocupacionales según el profesiograma y los peligros a los que está expuesto cada cargo.
• Simulacro de emergencias, y revisión del plan de prevención, preparación y respuesta.
• Medición de los indicadores de estructura, proceso y resultado definidos por la propia empresa.

¿Y lo que no espera al final del año?

Hay obligaciones que no son anuales sino inmediatas, y son las que más caro salen cuando se pasan por alto. El reporte de accidentes de trabajo y de enfermedades laborales a la ARL y a la EPS tiene plazo propio y corto, contado desde que ocurre el hecho. La investigación del accidente también tiene su plazo, y el incumplimiento del reporte tiene su propia sanción, distinta de la del incumplimiento general.

Un accidente no reportado a tiempo convierte un problema de seguridad en un problema legal añadido. Es de los pocos incumplimientos donde el plazo se cuenta en días hábiles desde el hecho, así que no admite ponerse al día en diciembre.

¿Quién responde si la empresa terceriza la operación?

El empleador. La responsabilidad del SG-SST no se traslada al contratar a un tercero, y en materia laboral existe además la responsabilidad solidaria: una empresa puede acabar respondiendo por el incumplimiento de un contratista suyo.

Eso es lo que convierte el control documental de contratistas en una obligación de la empresa contratante y no en un favor que se le pide al proveedor. Lo tratamos en detalle en la guía sobre qué documentación exigirle a un contratista antes de que entre a operar.

Cómo se organiza esto sin que se acumule en diciembre

Con un cronograma establecido al inicio del año y monitoreo permanente contra él. No es una recomendación de estilo: es la diferencia entre repartir el trabajo en doce meses o intentar producir en tres semanas la evidencia de todo un año, que es cuando aparecen los documentos con fecha retroactiva y las firmas recogidas a última hora.

En Efectuando Procesos establecemos ese cronograma al inicio del proyecto y hacemos monitoreo permanente contra él. Para las empresas que prefieren no cargar con el sistema el resto del año, existe el outsourcing en seguridad y salud laboral y ambiental: expertos en HSEQ administran el sistema mes a mes, con soporte y respaldo bajo licencia profesional HSEQ.